トップページPRイベントの「案内状」とは?具体的な作成方法とポイントをご紹介

最終更新日

20210323

PRイベントの「案内状」とは?具体的な作成方法とポイントをご紹介

#広報

露出獲得を目的にしたPRイベントを成功させるには、多くのメディアにご取材いただくことが必要不可欠。メディアに興味を持っていただくためには、イベント前に配布する案内状を工夫しなければなりません。本資料では作成方法やポイントについてご紹介します。

そもそもPRイベントとは? 

PRイベントの主な目的は、TVや新聞、雑誌やWEBニュースなどで、パブリシティの紹介による情報拡散の最大化です。そのため、OAや記事掲載を獲得するために、イベントの招待者は編集部やライターといったメディアの方々になるため、いかに多くのメディアに興味を持ってイベントに参加していただけるかが重要となってきます。

また同時に、多数のメディアへ優良な情報をお伝えすることもPRイベントを行う際のポイントとなってきます。そのため、当日の運営はもちろんですが、事前にしっかりと情報を伝え、メディアを誘致することが何よりも重要な役割を担っています。本記事では、PRイベントを行う際にメディアの方へ送付する案内状の作成方法やポイントをお伝えいたします。

メディア案内状について

メディアはこの案内状を元に、限られている編集や撮影担当のリソースを割けるか、取材に出欠できるかを検討します。つまり、そのイベントでは、「どのような画が撮れ、誰に取材ができるのか」、「どんな内容を知ることができるのか」、「取材時には当日早く受付をすれば、好きな場所に席を確保できるのか(先着順)」、「登壇者への囲み取材や個別取材があるのか」、「そもそも、取材に行く価値があるのか」など、案内状やプレスリリースでの事前情報収集が、メディアにとって非常に重要となってきます。

連日メディアには多くの記者会見やPRイベントの案内が届くだけでなく、プレスリリースなどの多くの情報が届きます。その中から取材に行くべきものを選択しているため、案内状においても可能な限り当日のポイントや見どころ記載することで、当日ご取材していただける確率を上げることが可能です。またご都合上、当日出席することができなかったメディアに対しても、イベント後に画像や動画素材、事後リリースをお渡しするなどの事後フォローを行うことで、露出につながることも大いにあります。

案内状の作成方法

・案内状の作成時のポイント

案内状はイベントへの招致を目的としているため、メディアが取材したくなるようなタイトルや演出内容を伝えなくてはなりません。また、イベントの実施概要もわかりやすく記載しましょう。そのため、イベント内容はもちろん、日時や会場、クライアント名も記載する必要があります。

また、事前に媒体の出席状況を把握するためにも、案内状には返信状や出席フォームをつけましょう。多くの場合、イベント前日の17時頃を目安に参加の可否をメディアから回答いただきます。直前まで人員調整をいただける場合もあるので、可能な場合には、締め切り以降も柔軟な対応を行うことも必要です。

イベントの実施においては、当日のスムーズな運営やリスク管理のためにも、事前に来場するメディアを把握することが大切です。当日参加されるメディアの媒体名や参加人数、電話やメールアドレス宛等を事前に伺っておくことで、当日も問題なくスムーズに進行ができます。また、どれだけ些細なことでも、注意事項を必ず明記しておくことで、トラブルを事前に防ぐことができます。案内状送付後に変更があった場合には、イベント開始前に、メディアへの周知も徹底して行うと良いでしょう。

・タイトル

タイトルは案内状を見た際に誰もが初めに目を通す箇所であるため、いかにメディアの興味を引くタイトル付けができるかが重要となってきます。そのため、旬のタレントを起用したり、話題となっている事象を取り入れたイベントの実施の場合には、タイトルに個人名や引きとなるワードを盛り込むなどしてイベントのポイントとなる部分を押し出していきます。

メディアに向けて発信をする際には、左上に「報道関係者各位」と記載し、右上には、宛先やリリース配信日、企業名を明記します。取材の案内であることがわかるように、目立つ位置に「取材案内」と記載をしましょう。

続いて、タイトルは読みやすい短文で記載します。まず必要なのは、イベント内容を要約したもので、イベントタイトルも必ず記載します。サブタイトルには、さらに情報補強としてイベントのポイントになる点を追記します。また、どの企業が行うPRイベントなのか、誰が登壇され、どのようなコンテンツを行うのかなども大きく太字で記載することが大切です。そしてタイトルには、開催日時や受付時間、会場名なども忘れず明記しましょう。メディアは、場所や時間からもスケジュール上取材可能なのかを確認しているため、誤認を防ぎます。

以上のようにタイトルは案内状の中でも一番と言っていいほど重要な部分であるため、PRイベントや記者会見のコンテンツが多い場合には、来場メディアの特性を鑑みて、例えば芸能系メディア向けと経済系メディア向けにタイトルを分けた案内状を用意し、それぞれに合った案内状をお送りすることも有効でしょう。

・本文

本文では、いつ誰が何をするのか、イベント開催の背景や目的を明記することが必要です。ただ概要のみを記載するのではなく、イベント当日の見どころやメディアの引きとなる部分を記載することで、数あるイベントの中からでもしっかりと興味を持ってもらえ、当日のご取材に来場いただける確率が上がります。

また、翌日のテレビ番組で放映されるためには、いかにインパクトのある映像が撮れるかにかかってきます。そのため、イベント当日に撮れると予想される素材を番組ディレクターや、企画構成担当者にイメージさせることが重要であるため、どのようなシチュエーションでどんなショットが撮れるのかなどの詳細事項を記載するなどしてメディアへ情報提供を行いましょう。

・イベント概要

開催日時や開催場所、どの企業やブランドが実施するPRイベントであるかといった概要は絶対に欠かせない事項です。誰が登壇し、何を行うのかというコンテンツについてもわかりやすく記載しましょう。また、現在はオンラインやオフラインでの実施も参加をご検討される上で重要なポイントであるため、必ず明記しなければなりません。そして、開催日時はもちろん必要な情報ですが、開始から終了までに複数のコンテンツがあるイベントの場合には、「ご取材ポイント」として3点ほどピックアップし記載することで、メディアにもイベントのイメージをつかんでもらいやすく、関心を引くことができます。

参加するメディアの中には、イベントの前後に別の予定がある方もいます。そのため、受付時間や終了時間など詳細なタイムスケジュールをあらかじめ伝えておくことで、メディアは前後のスケジュールを立てやすくなります。また、長時間にわたる途中入場・退出が可能なイベントであれば、タイムスケジュールを記載することで興味のあるコンテンツの時間にピンポイントで参加してもらうことも可能となります。ちょっとした気配りで、取材に来てもらえる確度も上がりますよ。

・ご取材に当たっての注意事項

イベントを実施する際には、多くの場合、多数の注意事項があります。

まず想定されるのは、取材に招致するメディアについてです。会場のキャパシティに限りがあったり、制約がある場合には、すべてのメディアを取材会場に案内をすることはできません。その場合には、イベントには事前にご招待したメディアのみ取材できることや、他のメディアへ案内状を転送すること、情報を流出することを防がなくてはいけません。そのため、できるだけ上段に大きく目立つような形でこの旨を明記することでトラブルを防ぐことができます。

また、素材についでも同様です。撮影された動画やオフィシャル素材がむやみに使用されないためには、他媒体や他部署へ転送することや、当該案件以外に転用、転載、流出することも厳禁であることを正確に明記しましょう。

情報解禁についても注意が必要です。通常PRイベントや記者発表会のタイミングでのまとまった露出を狙うことが多く、情報の詰まった案内状からも情報が流出する可能性があります。事前の露出を防ぐためにも、情報解禁日時がある場合には、案内状に明記しましょう。

その他、当日の撮影環境についてもメディアは関心を持っています。例えばムービーであれば、当日は音声ラインやカメラ台の準備がありしっかりと撮影ができるのか、といった点です。現場の状況によっては、追加で撮影用の機材などの準備が必要になる場合もあります。必ず事前に案内状に明記をしたうえで、当日までに変更があった場合には周知をしましょう。

また、会場への案内順についても事前に案内をすることを欠かさないようにしましょう。ムービーであっても、スチールであっても、どこの位置から撮影ができるのか、撮影位置を自身で決められるのかは大切なポイントです。当日は先着順なのか抽選なのかも事前に伝えましょう。先着順での受付とすることが基本的には多いですが、会場に事前に入れない場合や待機スペースに限りがある場合は、早い時間からの来場を防ぐためにも抽選という形式をとる場合も多々あります。

・返信状

参加のためにはオペレーション上、事前のお申し込みが必要なイベントがあります。また、広報担当者はメディアの取材状況を事前に把握しておく必要があります。特に、昨今のコロナ禍においては、密を防ぐためにも来場人数を把握しておく必要性があるでしょう。その際には、案内状の中に申し込み方法の情報を必ず組み込みましょう。申し込み方法が分からない案内状を送付した場合には、参加者を戸惑わせてしまうだけでなく、主催者側の企業にもお問い合わせが発生する可能性があり、結果的に双方の手をわずらわせてしまいます。

また、当日ご取材をされる媒体には、ENGやハンディ、スチールなど、取材形態に関しても事前に伺うなどして、会場の広さを参考に、音声ラインやカメラ台などの調整も進めていく必要があります。また、当日参加される人数に関しても必ず伺うことを忘れず、返信状が返ってきた際にはすぐにエクセルなどで人数管理を行いましょう。そして、イベント前後には案内状の他にもプレスリリースや素材データをお送りすることも考えられるため、代表者のご連絡先も把握しておかなければなりません。もし、明記されていなかった場合には、メールアドレスや当日連絡が可能な連絡先をイベントまでに確認しておく必要があります。

まとめ

記者発表会やPRイベントにも種類があるため全て同じというわけではありませんが、メディアを誘致し、ご取材を通してパブリシティ露出の獲得を狙うという点では全て同じであると考えます。そのため、イベントへの参加をご検討している方に、必要な情報を必要なタイミングでご提供することは、主催者側の重要な役割です。そのため、上記で述べた項目を入れ込みながら、できるだけ多くのメディアにご取材いただけるような案内状が作成できるよう意識し、イベントの魅力も伝えられるよう工夫することが重要です。また、イベント当日にスムーズにご取材が実施ができるよう、メディアからの当日の問い合わせ先、実施場所などの基本情報は明記しましょう。

また、案内状を配布する時期に関しては、案内状の準備ができたら早急にご送付することが望ましく、特に役職が高い方ほど、早い段階で予定が埋まってしまうため確実に来場してもらいたい相手には早めにアプローチすることが重要です。1ヶ月前までに案内状を出せない場合でも、少なくとも2週間前には出すようにしましょう。出席のお返事までに時間がかかることも多々ありますが、まずはイベントがあるということを周知することが必要です。

このように、正確で分かりやすい案内状を作成することを常に心がけ、記者会見やイベントを通じたメディアへの露出を最大限に狙っていきましょう。

同じカテゴリーの記事