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最終更新日

20210327

コロナ禍におけるメディアリレーション構築方法とは?

#広報

新型コロナウイルスの影響により急速にDX化が進み、広報PR活動においてもメディアとの接触の仕方や情報の提供方法に変化が現れました。本記事では新型コロナウイルスにより変化したメディアの動きや、コロナ禍におけるメディアリレーション構築方法についてご紹介します。

新型コロナウイルスの影響における変化

・メディアの変化① リモートワークへの移行

政府による外出自粛要請の発令に伴い、多くの企業で一斉にリモートワークが始まりました。

メディアも例外ではなく、新聞・雑誌・Webメディアの編集部が在宅勤務中心となり、テレビ局でさえも半数以上が在宅勤務をするという状況になりました。

これまでは自社の商品を取り上げてもらうために、まずはプレスリリースを送り、電話をして、アポイントを取って、直接商品を紹介しに足を運ぶなどアナログな方法が取られていましたが、対面でのコミュニケーションが難しくなったため、アプローチの方法を変える必要が出てきました。

・メディアの変化② メールでの情報受付が中心に

リモートワークへの移行により会社での対応や確認ができないため、電話やFAXでの受付を停止し、メールでの情報提供のみに一本化するメディアも出てきました。

PR会社の弊社では、これまでもプレスリリースをメールで配信することはしていましたが、メディアのもとには一日に何十通とプレスリリースが届くため情報が埋れてしまう可能性も高く、配信後に電話でフォローしアプローチをしていました。

しかしコロナ禍においては電話をしてもリモートワークにより編集部が不在なため、担当者に繋いでもらうことができなかったり、そもそも自動音声対応で繋がらないなど、メール以外での接触が難しい状況も出てきました。

そうした状況下では、大量に届くメールの中で目に留まるようなメール文を作成することも大切です。メディアのジャンルに合わせて響きやすいキーワードを含んだ件名に変えたり、メールを開いたときに印象に残るようにメールの冒頭部分に画像を挿入するなど、今まで以上にメールでの伝え方が大切になっています。

・メディアの変化③ 商品を受け取れない

化粧品や飲食物は、まずは商品を送付して試してもらい、記事化を検討してもらうことがあります。しかし、今までは編集部宛にお送りしていたところ、リモートワークにより受け取ってもらえず、担当者に届かないことが出てきました。それにより編集部やライターさん個人の住所を伺い、場合によっては日時指定をして届けなければならなくなりました。

メディアリレーションの重要性

前述したような変化により、今までは編集部宛にメールを送り、電話をすることで最低限情報をお伝えすることができました。しかし、リモートワークにより編集部への連絡が簡単にできなくなったいま、いかに担当者とつながり、確実に情報をお伝えできるかが重要となりました。

ここからは具体的なリレーションを構築する方法についてご紹介します。

コロナ禍におけるメディアリレーションの構築方法

・オンライン面会

メールだけではどうしても情報を伝えきれない場合、いままでは電話で紹介するか、直接編集部を訪問して紹介する形が主流でした。しかし、オンラインでのMTGなどが当たり前になったいま、オンライン面会という選択肢も当たり前になりました。実際にお伺いする面会よりもオンラインの方が時間も短く、移動時間が発生しないためスケジュールを合わせやすいこともあり、今までよりも面会を受けていただける可能性が高まりました。

オンライン面会を実施する際、以下を注意するとよりメディアにとって分かりやすく、有意義な時間に感じてもらえると思いますので実践してみてください。

ポイント①:事前に配信ツールの希望を伺う

MicrosoftTeamsやZoomなどオンラインツールは様々あり、企業ごとに導入しているツールが異なっていたり、個人ごとに普段使い慣れているツールも違います。そのため事前に希望のツールがあれば伺い、こちらが合わせられると親切です。

ポイント②:商品を事前にお送りする

化粧品など、実際に手に取っていただきながらお話したほうが商品の良さが伝わりやすいものに関しては、事前に許可を取った上で商品をお送りしておくと良いでしょう。その場でテクスチャーや色など見ていただきながら説明することで説得力が高まります。

もちろん、商品の説明をしてご興味をお持ちいただいてからお送りした方が良さそうな場合には、面会後なるべく早いタイミングで商品をお送りするようにしましょう。

ポイント③:事後フォローをしっかりする

これはオフラインでの面会同様ですが、面会後はすぐにお礼メールと共に画面共有でお見せした資料や商品をお送りするようにしましょう。そしてその後も定期的にご連絡をとり必要であれば定期的にオンラインでお時間をいただくことができれば、良好な関係を築いていくことができます。

オンラインイベント

メディア向けの発表会や説明会などのイベントも、新型コロナウイルス感染拡大を機に、ほとんどがオンラインでの実施にシフトしました。発表会当日は個人のアドレスで参加される方がほとんどであるため、事後フォローを丁寧にすることでその後のリレーション構築につなげることができます。

特に、オンラインの際は、オフラインのイベントに比べて事前、事後にご連絡する事項が多くなるため、そのひとつひとつを丁寧に対応することで好印象を持ってもらうことができます。

事前対応①:配信URLのご案内

遅くても前日までに当日の配信URLをお送りしましょう。その際オープン時間や、参加のために事前にご準備いただきたいこと(アプリのダウンロードなど)、発表会中の注意点や操作方法などをご案内しておくと丁寧です。

事前対応②:資料の送付

事前にお送りできる資料がある際にはお送りするようにしましょう。オフラインのイベントでは直接資料をお渡しし手元で見ていただきながら説明を聞いていただくことが多いと思いますが、オンラインのイベントでも同様に手元で資料を見ながら説明を聞いていただけるよう、事前にお送りしておくと良いでしょう。

事前対応③:当日連絡

発表会当日、本番前にきちんと配信URLや資料が届いているか確認のお電話をするようにしましょう。(当日トラブルがあったときのために当日のご連絡番号は必ずお伺いしましょう)メールアドレスの記載ミスにより配信URLが届いていなかったり、メールがきていることに気が付いていなかったりする場合があるためです。

また、本番前に挨拶を含めご連絡することで丁寧な印象になり、直前にコミュニケーションをとっておくことで本番中に視聴者の反応が欲しい際など、やり取りもスムーズになります。

事後対応:お礼のご連絡、使用可能画像のご送付

イベント後は必ず同日内にイベントへの参加お礼と共に、使用可能な画像をお送りするようにします。当日遅れて参加した方には、動画の送付が可能な場合、パスワードや期限を付けてお送りすると良いでしょう。

またオンラインでの開催にあたり、不具合はなかったか、不便に感じる点はなかったかなどお伺いすることで、聞き取りにくかった部分があれば補足でご説明したり、次回のイベントで改善するなど対応を取ることができます。

上述したようにオンラインイベントに参加いただいたメディアさんに個別でフォローをすることで今後他商品の発売時などにもご連絡することができ、良いリレーションが構築されていきます。

お問い合わせ

プレスリリースを配信すると掲載の問い合わせをメディアからいただくことがあります。その際、単純に問い合わせの内容に対する対応だけでやり取りを終わらせてしまうのではなく、次に繋がるコミュニケーションが大切です。

メディアのジャンルに合った良い商品がある際には、一緒に紹介したり、新商品が出たタイミングで案内したい旨を伝えましょう。

まとめ:コロナ禍でもメディアリレーションは築ける!

ここまでコロナウイルスの流行に伴ったメディアの動きや、変化したコミュニケーション方法、コロナ禍におけるメディアリレーションの構築方法をご紹介してきました。

ただし、あくまで参考であり、方法は人それぞれだと思います。どういった形であれ、メディアとの接触の機会一つ一つを大切にし、その後の関係構築を念頭に置いてコミュニケーションを取ることで少しずつ関係値を高めていくことができます。

コロナの流行に伴い、計画していた施策がストップし情報の発信が少なくなった企業も多く、情報を欲しているメディアも多くいます。お互いに有益な関係を築くために今回紹介した方法含め、自分なりの工夫を取り入れてみてください。

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