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最終更新日

20210809

発表会が急遽中止に...落ち込まずに前にすすむノウハウ! 発表すべきかどうかの判断と代替案を伝授!

#広報

「数年単位で温めてきた新プロジェクトの発表タイミングが延期になりました(涙)」
「半年間、頑張って企画してきた新商品の発表会の中止連絡を受けまして、、、」

PR(パブリック・リレーションズ)を支援している弊社のお客様から、こんな悲痛な連絡をいただくことがあります。担当者の落胆っぷりを目に(耳に)した時、一緒に落ち込んでしまいそうになりますが、その気持をぐっと抑えて、現状の整理と次の一手の検討をすぐに開始します。

今回は、新型コロナウイルスや、それに伴う緊急事態宣言などの影響で、新書品・サービスなどの発表会の中止を検討する際に気をつけたいことと代替手段についてまとめました。

発表会、イベントの延期・中止が決まった時、真っ先にすることは?

まず、中止の指示を上司や関係部所から連絡を受けて考えたいのは、そのイベントを中止することで誰に影響が及ぶのか?ということです。

自社の経営層や社内関係部所、登壇を予定していた社員はもちろん、来場を予定していてくれた来賓の方やメディア関係者、発表会の会場・ケータリング会社・印刷会社など、まずは一度関係者をすべてリストアップしてみましょう。関係者にどういった順番・手段で延期・中止の連絡をするかを整理した上で、次のステップに進めることで、事故を防げます。

POINT:関係者への連絡を徹底しましょう !

・代替手段の検討ができる状況なのか?

無事に、関係各位への連絡が完了して一息をつきたい気持ちをぐっと抑えて、今後の動きについて検討しましょう。そのためには、発表会、イベントが中止になった理由を考えるのが大切です。

それが商品・サービスに依る理由(ローンチ時期の後ろ倒し、発売延期、営業中止など)であれば、残念ながら諦めなければならないことが多いです。しかし、それが発表会、イベントの体裁に依る理由(人を集めたくない、会場側のNGが出た、登壇者NGが出た)であれば、別の方法を検討できる可能性が高いです!

POINT:延期・中止の理由を探りましょう !

そもそも、何で企業って発表会をやるの?

今回の発表会・イベントの中止理由が商品・サービスに依存しないことが明らかになったら、次はその発表会、イベントでやりたかったことを整理します。

・発表会、イベントは何のためにやるの?

と、いきなり言われても困るよ、、、という方のために、弊社で発表会、イベントのお手伝いをする際、目的に置かれることの多い項目を列記してみます。

◯メディア露出を獲得したい
◯メディア関係者とのリレーションを強化したい
◯販促活動(営業支援)で使う素材を作りたい
◯関係者向けに説明する機会を作りたい ・・・等

POINT:発表会・イベントの目的を考えましょう !

・タイミングはそこしかないのに、発表会、イベントは開催できない、、、そんな時は?

イベントの目的は見つかりましたか?(そろそろ、延期・中止のショックからだいぶ立ち直ってきた頃でしょうか?)

もし、発表会、イベントを開くことが目的でない場合には、具体的な代替策の検討に移りましょう。いきなり代替手段を考えても難しいと思うので、ADGANGなど役に立つサイトで事例を探してみましょう。(もちろん、このタイミングで弊社にご相談いただければ、事例をベースにしたお打ち合わせも可能です!)

POINT:目的達成の代替手段を探しましょう !

・その方向性は、部所/会社の方向性と一致しているか?

自分の中で目的やベンチマークとなる企業や事例が見つかった場合には、部内・社内で意見のすり合わせをするのもおすすめです。自分では見えていなかった目的や、制限、過去の自社事例などが明らかになって、方向性がブラッシュアップされることがあるかもしれません。

POINT:関係者間で、意見をすり合わせましょう

発表会(オフライン)の代替手段は何があるの?

いろんな施策を探した結果、このページにたどり着かれた皆様、お待たせしました。ここから、具体的な施策の中でも、露出の獲得を目的とするものに絞ってご紹介させていただきます。

・メディアに深い情報を入れ込みたい!そんなときには報道資料の作成

発表会、イベントのために、開発の背景情報、競合を含めた市場の状況を揃えたのに。。。という場合は、その情報を報道資料に編集してメディアに配布してみはいかがでしょうか。メディアが求める形で情報をまとめることができれば、新商品・サービスだけでなく、自社の情報も併せて報道してもらえることもあるかもしれません。

POINT:情報が豊富にある場合は、報道資料を 作成しましょう !

・メディアとの関係づくりがしたい!そんなときには個別勉強会の実施

発表会、イベント当日撮影できる(はずだった)画や、有識者が活用できる場合は、個別勉強会をオンラインor(人数制限ありの)オフラインで実施してみてはいかがでしょうか。メディアと密なコミュニケーションを取ることが出来るため、必要としている情報や率直な感想を聞くことができるため、ブラッシュアップした情報の入れ込みが露出につながるかもしれません。

POINT:対象を絞って情報を渡したい時は、勉強会を 実施しましょう !

・タレント・有識者の日程を抑えてある!そんなときにはライブ配信

メディアや読者、ユーザーの興味関心が引けそうな登壇者の稼働ができる場合は、動画の配信がおすすめ。招待する対象や、配信に使用するツールによっては、露出の獲得に加えて一般消費者に直接情報を届ける(個人情報を取得する)ことができます。

POINT:直接の情報発信を狙う時は、動画で 配信しましょう !

・特定の媒体での掲載が絶対に取りたい!そんなときにはタイアップ

読者の属性や、商品・サービスとの親和性を考えたときに、絶対に露出したい媒体が決まっている場合にはメディアタイアップを行うのがおすすめです。フリーの記事と違い、掲載に辺り費用が発生し、PR表記が入るという特徴はありますが、広告主の望む文脈でプロの記者が記事化してくれるため、より詳しい商品・サービス特徴を伝えることができます。

POINT:商品・サービスについて深く触れてほしいときには、タイアップを検討しましょう!

・番外編:セグメントしたターゲットに情報を届けたい!そんな時はNewsTV

特定のセグメントに動画形式で情報を伝えたいときには、ベクトルグループの提供するNewsTVというサービスがおすすめです。

NewsTVでは撮影無料で1分30秒~2分程度の動画を撮影・編集して、興味関心度合いの髙いセグメントに広告配信することができます。メディアを介さずに、直接消費者に届けることができるので、ターゲットが絞りやすい商品・サービスや文章での説明が難しい商品・サービスの特徴を簡単に伝えることができます。
POINT:動画映えする商品・サービスはNewsTVがおすすめです !

まとめに代えて、チェックリスト

発表会、イベントの代替手段について説明をしてきましたが、まとめに変えて簡単なチェックリストを紹介します。

・今回の手法の目的は?

しつこいくらいに自問自答してみてください。ここがブレると、どんなに満足感のある施策をやっても、結果を振り返った時にイマイチだったなぁとなってしまいます。

・リソースはどれくらいあるのか?(キャンセル料のカウント忘れずに)

目的を明確にしたら、リソース(予算、時間、人手)どれくらいあるのかを明らかにしましょう。実施出来ない施策を考えずに済みます。

・外部の力を借りるのか?

施策を検討する際に、外部の力を借りる余裕があるのかを確認します。余裕がある場合にはコンペの実施有無に関わらず早めに声がけをすると、スムーズに進みます。

・具体的にやりたい施策はあるのか?

自身がやりたい施策と、上司・経営層が頭にイメージしている(であろう)施策のすり合わせを行うことで、無駄な作業を防ぐことができます。

(最後に)

「そんな簡単に目的の整理なんてできないよ。」「事例集めてられないよ」という方へ。

是非お気軽に弊社までお問い合わせください。経験豊富なコンサルタントが、過去事例とベクトルグループのリソースを元に、最適な施策のご提案をさせていただきます。

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