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最終更新日

20210719

何が必要?取材対応をスムーズに行うためのチェックリスト!

#広報

メディアから取材依頼を受けると嬉しいですよね。「取材対応」は広報担当の大事な仕事のひとつです。

では、「取材を成功させるため」に広報担当者にできることは何でしょうか?取材依頼がきたときの対応から、掲載・OAまでのフローにおいて必要なチェック項目を確認しましょう! 

 

取材依頼がきたら

取材は、電話やメール・企業HPのお問合せより依頼されることがあります。メディアからの質問・問い合わせには迅速かつ的確に対応することを心がけましょう!

どんなメディアであっても、取材を受けるかどうかは、次の内容を確認した上で確定しましょう。 

1)メディア情報

  メディア名・媒体社名・氏名・(担当ジャンル・電話・メール・FAX)

2)企画・取材概要

  企画内容・取材テーマ・取材希望内容(取材対象者/撮影有無/必要な資料の有無)・単独取材or他社とまとめ取材・取材希望日時・取材当日の人数・掲載/OA予定日

  (確認事項が多いが、多くのメディアは「企画書や取材依頼書をご送付いただけますか?」と依頼すると上記内容を教えてくれます。)

3)想定質問内容

  想定される質問項目(箇条書きでも良い)

取材対応がうまくいかない失敗例の多くは、取材依頼を受けた際、メディア名や取材テーマ等、一部の情報のみで判断してしまっていることが考えられます。上記内容は、メディアからの情報提供を待つのではなく、こちらから情報を確認するようにしましょう。

 

取材前の準備

取材を受けることが確定したら、取材当日に向けていくつか準備が必要です。

・取材を受けるメディア/記者の過去記事に目を通す

露出のイメージをしっかりと想定できることが、取材成功への一歩です!記者の興味のある内容や最近どのようなテーマで記事を書いているか把握しておくことで、取材当日に的確な対応ができます。

・想定質問に対する回答(Q&A)を用意する

事前にいただいた想定質問に対して、回答を用意することで情報を整理することができます。また、あくまで想定質問の為、ひとつの質問から派生した質問が出てくる可能性があります。ある程度予想できるところまで、想定質問の周辺情報についても併せて準備しておくと安心です。

テレビ取材の場合は、事前に台本をいただけることも多いです。その場合は、台本内で想定質問を貰い、事前に回答をメディアへ共有しておくことで、OA時の誤った情報が放映されてしまうリスクをできるだけ避ける必要があります。

・伝えるべきメッセージと伝えてはいけない内容を整理する

Q&Aができあがったら、この取材を通して「必ず伝えるべきメッセージ」と「伝えてはいけないワードや言い回し」を確認しましょう。広報担当者は日頃からアンテナを張っていて理解していたとしても、取材対象者は全く理解していないことも考えられます。記者に伝えたいメッセージを印象深く伝えるために効果的な言葉や言い回しを考えておくことも大切です。

事前に取材対象者とのすり合わせを行い(場合によってはロープレをすると良いです。)、余裕をもって取材を受けることができるようにしましょう。

メディアへ提供できる資料や素材を準備する

取材時や取材後の記事作成に活用できるよう、会社のパンフレットや該当するプレスリリース、画像・動画素材、必要な資料・素材を準備しておきましょう。必要に応じて、可能な範囲で事前にメディアに共有しておくとよりスムーズな場合もあります。

・原稿確認ができるか確認する

掲載・OA前の原稿確認の有無は、必ず事前にメディアへ聞いておくことをおすすめします。原稿確認は、メディアや記者によってスタンスが異なります。どのメディアも共通で言えることは、基本的には「企業側は事実確認のみ」にとどめておいた方が良いということです。

メディアが取材したものは、編集権・著作権・所有権はすべてメディア側にあります。そのため、企業側が赤字で大量に訂正を入れることは、メディアにとっては迷惑な行為となってしまいます。(そもそも、事前にNGワードや言い回しを確認しておくことで、大量の赤字修正のリスクは少し免れるはずです。)

原稿確認の有無を確認するときは、「(あくまで事実確認のみと理解していますが…)原稿確認をさせていただくことはできますか…?」というニュアンスで聞くことで、広報担当者としての理解度も伝えられます。

  

取材当日の対応

さて、事前準備をしっかりと行って当日を迎えました。取材当日は広報も同席し、準備してきたことを踏まえて、取材をコントロールしてあげるのが広報の役割です。

・広報担当者が率先して挨拶をしましょう

記者やメディアの担当者が来たら、広報担当者が率先して挨拶をしましょう。

取材がスタートしたら、メディア側が気持ちよく話を聞けるようにサポートします。

・取材内容を記録する

取材中、聞き逃してしまったり、後で伝えようと思ったことを度忘れしてしまう可能性もあるため、取材内容は録音等しておくと安心です。

取材対象者の発言内容をフォロー/訂正する

取材対象者の回答がわかりにくかったり、情報に不足がある場合は、さりげなくフォローしてあげましょう。メディアはあくまで取材対象者の話を聞きに来ているため、あくまでさりげなく、というのがポイントです。

また、間違えた内容を伝えてしまっている場合は、その場で正しい内容を伝えて訂正しましょう。その場で答えられないような質問をされたら、社内に戻って確認して連絡する旨を伝えましょう。

※もし社内の他メンバーに電話で確認して回答できる内容であれば、その場で回答できるのがベストです。

また、複数人が参加している場合は、誰に呼びかけているのかがわかるように、名前を呼ぶことが大切です。オフラインで行う場合は、質問を投げかける相手にアイコンタクトが取れたり、身振り手振りで質問の対象となる人を表現することが出来ます。しかし、オンラインでは、カメラ目線で話を振られても誰が質問されているかがわかりません。進行をスムーズに行うためにも、質問の対象となる人がわかる様に声をかけることが重要です。

・取材をコントロールする

「取材してもらっている」というスタンスのもと、メディアが話しやすい空気づくりや、取材対象者がリラックスして回答できるような流れをサポートしましょう。

 

取材後のフォロー

取材当日もうまく対応できたら、あともう少し!取材後も迅速かつ丁寧な対応をすることで、メディア・記者への印象も良く、次回も取材したいと思ってもらえるかもしれません。

・取材してくれたメディア/記者へお礼のメールを送る

取材対応が終了したら、可能な限り当日中にお礼のメールを送りましょう。取材中に応えきれなかった回答や資料を送付することも重要ですが、メディア・記者が記事や映像制作において不明点が出てきた際に、すぐ連絡が取れるようになるため、せっかく取材してくれたのに記事にしてもらえない、というリスクを少しでも回避することができます。

テレビの場合は事前確認ができない可能性が高いため、取材時に話してしまったが使用不可の箇所等がある場合は、必ず電話やメールでしっかりとメディアの担当者へ伝えましょう。

・原稿を送付してもらったら事実確認をベースにチェックする

『取材前の準備』でも触れたように、原稿確認をさせてもらえる場合は、事実のみの確認としましょう。

※記者は取材した内容でニュースとなるか、記事にする価値があるか判断する場合も多く、取材したものの掲載にいたらない、という可能性もあります。記事が掲載されない、または原稿が共有されない、という場合は「いつ記事になりますか?」ではなく、「情報は十分でしたでしょうか?」と、協力的な態度を示すようにしましょう。

・掲載/OAタイミングを確認する

原稿が校了または責了したら、掲載・OAタイミングを確認しましょう。テレビ取材の場合は、メディアに確認を取り、事前に企業HPやSNS等で、テレビで放送されることを発信しましょう。

※ただし、メディアに許可を取らずに発信することはメディアに対し失礼にあたりますので、事前に許可はもらいましょう。

・掲載/OA確認

掲載記事や放送内容が正しい内容になっているか確認します。万が一、間違えた内容が掲載・放送されたら、自社が伝えた情報が誤っていた場合は謝罪した上で正しい情報を伝えましょう。メディア側が誤った情報を掲載・放送してしまっている場合は堂々と訂正依頼して問題ないですが、訂正していただいたらお礼も忘れずに。

・掲載/OA内容を社内・外に共有する

掲載・OAが完了したら、公式HPやSNS等で発信しましょう。認知度の高いメディアで取り上げられたことは、企業(商品・サービス)の価値につながりますし、認知度はあまり高くないメディアでも、取材していただいた内容を多くの人に知ってもらうことで、企業(商品・サービス)理解・認知が高まります。

また、報道を見た消費者や取引先、クライアント等から問い合わせが入る可能性もあるため、社内でも情報を共有しましょう。

・メディア/記者へ御礼のメールを送る

無事掲載・OAしていただいたことに関して、メディア・記者へお礼を伝えましょう。その際、今後も媒体/記者さんの興味に合いそうな情報があれば連絡させてください、と結ぶとその後のリレーションを築くきっかけになります。

  

まとめ

取材対応の一連の流れについてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか?

冒頭で、「取材を成功させるため」のチェック項目とお話しましたが、実は取材対応時にはもう一つ、意識しておくべきことがあります。それは、「どうしたらこのメディア・記者に再び取材してもらえるか」ということです。

特に中小・ベンチャー企業はマスコミから取材されるのはハードルがあるため、苦労して実現した取材を、次につなげたいと思うのではないでしょうか?

そこでポイントとしてお伝えしたいのが、「メディア・記者の興味関心や担当分野を深くヒアリングする」ということです。取材対応時や、メール・電話でのやりとりの中でしっかりヒアリングできれば、今後どんな情報を提供すべきか明確になり、再度取材をしてもらえる可能性が高くなります。

メディア・記者とは、取材一度きりの対応で完結させず、ぜひ中長期的に深くお付き合いができる関係性を目指しましょう。

取材対応は細かいチェック項目が多いですが、迅速かつ丁寧に対応することを心がけ、自社にとってさらに良い露出につながる取材となるよう頑張りましょう!

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