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最終更新日

20210716

ポイントは事前準備とコミュニケーション!オンラインインタビュー成功のコツ

#広報

はじめに

最近は多くの企業がリモートワークを導入したことにより、オンラインツールを使用した打ち合わせがニューノーマルな文化として根付きはじめています。社内の打ち合わせには慣れてきた人も多いのではないでしょうか。その一方で社外の人との打ち合わせやインタビューは未だにオンラインでスムーズに実施することが難しく、課題を感じている人も多いかと思います。

  

今回はそんなオンラインでのインタビューを成功させるコツをご紹介いたします。

   

Point1:事前準備

オンラインインタビューを成功させる鍵は、なんといっても事前準備です。オンラインでの無言はお互いに気まずい雰囲気が流れてしまうため、なるべく避けたいもの。そのため、スムーズに進行ができるよう、事前準備を徹底することが大切です。

   

・質問内容の確認と意外と大事な自己紹介

まずはオンラインでインタビューを行う約束をしたら、開催する日時・時間を決めます。ここまではオフラインでのインタビューと全く変わりません。

オンラインインタビューを行う際、まずポイントとなるのはインタビュー内容を事前に共有することです。インタビューは比較的初めて会う人と行う場合が多く、これまで電話でしか会話をしたことがない相手と画面越しで顔を合わせるシチュエーションになる場合が多いです。どんな人か分からず緊張する人も多くいるため、事前に相手にインタビュー内容や質問事項を共有しておくことで、スムーズにインタビューを進行することができます。

また、オンラインインタビューでは積極的に自己紹介を忘れないことが重要です。オフラインで行う場合は名刺交換を行い、自己紹介を自然に行うことができますが、オンラインの場合はまず自己紹介の時間を積極的に設けない限り、タイミングを逃し仕切りが悪いインタビューとなってしまいます。そのため、まず、自己紹介をすることで、取材の舵を取ることができ、スムーズなインタビューに繋がります。

   

・スムーズな進行のカギは使用資料の準備

オンラインでのインタビューを行う際には、スムーズな進行をするために、事前準備が重要です。オンラインではインタビューを行う際に、話し手が内容を補足するために、プレスリリースや会社概要等を画面投影しながら進める場面も多くあります。

しかし、画面共有を行うためにはどうしてもタイムラグが生じてしまいます。オンラインでシーンとした時間ができてしまうと、なんとなく気まずい雰囲気になってしまうことも….事前準備をするかしないかでこの気まずさをなくしましょう。

スムーズに行うためには、事前に共有したいページを開いておき、画面共有ができるかを事前に行うことがベストです。そうすることで共有する画面が比較的早く準備が出来ます。また、使用するアプリによっても画面共有の方法は異なるため、事前に確認しておくことも大切です。

   

・不快な気持ちにさせないための音声・画面の確認

一つの会議室で複数人が集まって行うインタビューの場合、それぞれが音声をONにしてしまうと、「ハウリング」という不快音が発生し、相手の音声が聞こえなくなってしまいます。参加人数が多い場合は、事前に誰の音声をONにしておくかを予め決めておく必要があります。

会議の主催者が参加者をミュート設定にできる機能もツールによっては存在します。大人数が集まる場合はそうした機能を活用することでスムーズに進行させましょう。

また、良い第一印象を与えるために、事前に明度が低く顔色が悪く見えないか、逆光になっていないか等画面の明るさや写りをチェックしておくことが大切です。

   

Point2:コミュニケーション

・取材を受ける側は、リアクションを大きめに

オフラインインタビューの場合は相手の小さな表情や声色によって温度感が図れたりもしますが、オンラインでインタビューを実施する場合、画面越しではどうしても無愛想に写ってしまいます。実際に会った時のイメージと違うと言われた経験がある方もいるのではないでしょうか。

画面越しでも好印象を与えるためには、無愛想にならないように自分の感情を表現し、普段よりも一回り大きめなリアクションを取ることが大切です。

例えば、質問者が事前に渡した質問リストをただ読み上げ、答えを聞くだけではメールや電話でのやり取りでも何ら違いはありません。顔を合わせてインタビューをすることのメリットは、相手との関係を構築しやすく、その結果より深い話を聞けることです。

聞き手にリアクションがなければ、話し手も気分が乗らず、淡々と時間が過ぎてしまいます。そうならないためにも、相手の話を聞く際、深く頷く姿や相槌など、細かいリアクションは大切です。また、画面を通すと動きが小さくなりますので、大きめにリアクションをとることで、相手にも自分の意志や感情を伝えることが出来ます。

また、複数人が参加している場合は、誰に呼びかけているのかがわかるように、名前を呼ぶことが大切です。オフラインで行う場合は、質問を投げかける相手にアイコンタクトが取れたり、身振り手振りで質問の対象となる人を表現することが出来ます。しかし、オンラインでは、カメラ目線で話を振られても誰が質問されているかがわかりません。進行をスムーズに行うためにも、質問の対象となる人がわかる様に声をかけることが重要です。

  

・インタビュー中や終了後に伝えるべきこと、確認すべきこと

インタビュー後は事後対応が欠かせません。オンラインでのインタビューは話が脱線する場面も少なく質問リストに沿った流れとなり、そのまま終了となる場合が多いです。

そのため、もし企業として好ましくない発言やイメージが悪くなるような発言を語り手がしてしまった場合は、すぐにNGを伝えたり、インタビューが終わってしまう前に調整をする時間を確保しましょう。インタビュアーに発言の記事化NG等を明確に伝え、認識を統一させることが需要です。

また、掲載前に原稿確認が可能か、公開日時はいつ頃か等、認識を合わせておくことで、インタビューから記事化まで問題無くスムーズに進めることができます。

  

オンライン会議向けのユニークなアプリ

オンラインでの会議やインタビューが多くなる中、オンライン会議ツールの種類も増え、背景のぼかし機能など、それぞれ独自の機能を持つようになってきました。また、それと共にオンライン会議用のユニークなサービスやアプリも増えています。

  

・見栄えを良くするアプリも続々参入

自宅からのインタビュー対応、外には出ないのに化粧をするのは正直面倒くさい...と思っている人も意外とたくさんいるのではないでしょうか。また、画面に映る自分の顔色が悪かったり、顔が平たく見えてしまったり、いつもよりも元気がなさそうと言われた経験がある人も多いのでは…?

自宅でオンライン会議やインタビューをする際に、自宅の背景が写ってしまうのを好まない方も多くいると思います。

ここでは、素顔でオンラインでのインタビューや打ち合わせに望んでも、化粧を施した様に見せてくれるフィルター機能を搭載した画期的なアプリと、オンラインツールの壁紙を豊富なデザインから設定できるアイテムをご紹介いたします。

○資生堂発のオンライン会議用加工アプリ「TeleBeauty」(https://corp.shiseido.com/jp/news/detail.html?n=00000000002041

プロのメイク術を駆使したアプリにより、動きに合わせてメイクも自然に移動し、まるで本当に化粧してくれているように感じます。

実は、加工時に使用されている商品は、資生堂が展開する人気ブランド「マキアージュ」の新作。購入前に資生堂の新作をバーチャルで楽しむことができる一石二鳥のツールです。PRの視点からも、新たなユーザー獲得を狙うことができ、面白いですね。

○Snap Camera(https://snapcamera.snapchat.com/

オンラインツールを使う際に気になるのが、背景が写ってしまうこと。特に自宅の様子は見られたくない人も多くいるかと思います。

そんなときに使えるのが、バーチャル背景を作成できる「Snap Camera」ZOOMのMTGの背景を変えることができ、会議背景には「ビーチ」や「会議室」等バリエーションに富んでいることから幅広い世代に人気です。

  

おわりに

日常生活が変化し、リモートワークが増えた事により、オンラインを用いたインタビューを行う機会は、以前と比べて格段に増えています。その一方で、オンラインならではのコミュニケーションの難しさや課題に頭を抱える人も多くいます。

成功の鍵は、まずツールを理解すること、そして円滑なコミュニケーションを図ること。今回の記事を読んで、スムーズなオンラインインタビューの成功に繋げてください。

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