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最終更新日

20200902

ファクトブックを活用して会社の魅力をメディアに伝えよう

#広報

「ファクトブック」を作成したことはありますか?メディア向けの会社案内である ファクトブックは、うまく活用することでメディアからの取材や記事で取り上げてもらえるチャンスを高めることにつながります。効果的なファクトブックを作成してPR活動に活かしましょう!

ファクトブックとは?

ファクトブックとは、日本パブリックリレーションズ協会HPの記載によると、「会社の経営内容や財務状況、業界におけるポジショニングなどの事実関係(ファクト)を図表などを使って客観的に記載した冊子 」のことを指します。

 

つまり、会社の様々な情報を1冊の資料にまとめたものがファクトブックということになるわけですが、ファクトブックは単なる会社案内ではありません。簡単に言えば、ファクトブックは「メディアに向けて作られる会社案内」です。

となると、単に企業の情報をまとめればいいというものではなく、 「メディアにとって魅力的に映る」企業情報 を詰め込んで作るのが、 ファクトブックです。

 

ファクトブックは、プレスリリースや会社案内だけでは伝えきれない、様々な側面における魅力的な 企業情報をまとめた報道向け資料なのです。

参考リンク:日本パブリックリレーションズ協会
https://prsj.or.jp/faqs/%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%AF%E3%83%88%E3%83%96%E3%83%83%E3%82%AF%EF%BC%88fact-book%EF%BC%89/

ファクトブックを作る目的とは?

前述したように、通常の会社案内に記載されている内容や、企業の公式サイトを見ればわかるような情報だけでは、「この企業を取材したい!」とメディアに思ってもらうことは難しいです 。メディアが企業について取り上げるにあたって、会社案内や公式サイト にある情報はあくまでも「補足情報」でしかありません。ニュースとして社会に発信する理由になるような情報は載っていない場合がほとんど です。

 

しかし、ファクトブックを活用して、時世に合わせた切り口や客観的なデータを掲示することで、メディアが 「この企業について社会に発信すべきだ」と思ってもらうきっかけづくりができます。

例えば、就活解禁の時期に、「ユニークな採用を行っている企業」に関する特集を企画している報道番組があるとします 。番組は、Google検索やリサーチ会社、PR会社、果ては自身の知り合いまで駆使し、様々な企業の採用方法をリサーチします。その際、番組 にお渡ししているファクトブックの中に、自社独自の採用方法が記載されていたら、取材に繋がる 可能性はグッと高くなりますよね。

 

純粋に自社が注力している事柄以外にも、気づかぬところに自社だけが持つユニークなポイントがあるものです。様々な側面から考えて ニュースバリューのありそうな内容を記載しておくことで、メディアの探している情報に自分の会社が当てはまる可能性が 広がり 、取材のチャンスがつかみやすくなります 。

 

このように、ファクトブックは、単純にメディアに対してどんな企業なのかを伝えるだけでなく、取材してもらえる可能性を広げるうえで重要な役割を果たす資料です 。 企業の取り組みや ビジョン、人物、業界における立ち位置など、公式サイト や会社案内だけでは伝わらない 、様々な 自社の情報をメディアに発信するには、ファクトブックを活用することが有効です 。

ファクトブックに入れ込むべきポイントは?

基本的には、「どんな企業なのか」「どんな事業を展開しているのか」「どんな環境下に置かれているのか」といった情報を入れ込みます。 会社概要、その業界における自社のポジション、自社商品の他社との違いや強みはもちろん、時流に合わせた最新の情報も盛り込むことが大切です。

 

・自社独自の強みをしっかりアピール

もう少し細かく、ファクトブックに入れ込むべき要素の例をご紹介します。

まずは、会社概要、企業理念、沿革、役員プロフィールなど、基本的な企業の情報を記載しましょう。そのうえで、展開している事業についての説明を入れます。

 

ここまでは普遍的な企業情報ですが、自社商品・サービスがもつ強みをしっかりと盛り込むことで、他社との差別化を図り、メディアがこの会社を取り上げる理由付けをすることが大切です。

 

同業他社の商品でも同じ内容が取材できてしまうのだとすれば、メディアがあえてその会社を取材する必要はなくなってしまいます。データを集めて比較・検証を行い、数値的なエビデンスをもって自社商品の強みが説明できると説得力がアップします。

 

また、業界動向や現在の市場、その中での市場シェア率や直近の業績推移等、自社が位置しているポジションについても記載しましょう。もし、業績が伸びてきているのであれば、その社会的背景やそこにある社会問題に絡めた紹介をすることでニュースバリューもアップします。

 

・+αの情報を入れ込んだ商品紹介で取材獲得につなげる

単純に商品・サービスの説明を記載するだけでなく、開発ストーリーや事業担当者の声などについても触れておくとメディアの関心度合い は高くなります。そして、その点について取材可能な担当者の候補もあわせて 記載しておくことが大切です。

 

そうすることで、取材時に撮影できる 画をメディアにアピールすることができ、メディアにとっても取材のイメージがつきやすくなります。

インタビュー可能な人物としてあげるのは社員に限りません。例えば、その業界や商品・サービスについて語ってくれる有識者(研究者、専門家、大学教授、医師など)を確保しておくこと もおすすめです 。

 

・時流を意識した切り口を考える

商品・サービスの中でも、その時の時流にあ った紹介ができるものがあればピックアップして紹介しましょう。

 

メディアに取り上げてもらうために最も意識すべきポイントは、“なぜ今なのか”ということです。なぜ今この商品・サービスを取り上げる必要があるのか、ということをメディアにわかってもらえる文脈で 紹介することを 意識しましょう。

なお、いちばんわかりやすいのは「季節性」に関する文脈ですが、ファクトブックはその特性上、頻繁に作るものではありません。1年に1回程度、または会社自体が大きく変わりファクトブックの内容が古くなった時に更新する程度です。

つまり、メディアにわたすその瞬間だけ「旬」なネタしか書かれていないと、すぐに古い資料になってしまいます。その点はプレスリリースやニュースレターとは異なりますので注意しましょう。季節に限れば、春夏秋冬網羅されていると、どの時期にメディアが見ても使える資料になるので良いかもしれません。

 

また、社会的な節目や 社会問題に絡めたストーリーを作るのもおすすめです。

例えば、この記事を書いている2020年8月は新型コロナウイルスが猛威をふるい、数多くのお店や企業、団体がダメージを受けています。

そのような時期に「コロナ禍における支援サービス」 など、まさにメディアが今求めている切り口を意識し た情報をファクトブックに 盛り込みメディアに提供すると、 取材を獲得できる 可能性を高めることができます。

 

・主な事業ではない 取り組みも 盛り込む

メイン事業だけでなく、CSR活動等、社会・環境に対する取り組みも行っているのであれば、その説明も入れ込みます。社会問題切り口はメディアに取り上げられやすい内容の1つなので、これまでに行ってきた実際の例や写真も盛り込んでおくと、取材時に撮れる画のイメージもつきやすくなるでしょう。

 

他にも、直接事業内容と結びつかなくても、働き方や採用方法、人材育成など、自社独自のユニークな取り組みがあればそちらも記載しておきましょう。メディアで扱われやすい切り口に結び付きそうなネタは積極的に盛り込むことがポイントです。

 

ここでも、取材可能な社員を 記載しておくことをおすすめします。特に、変わった経歴のある方であれば、それだけで人物切り口のインタビュー取材につなげられる可能性もあります 。

ファクトブック作成時の注意点

ここまで 、ファクトブックに入れ込むべき内容について説明してきましたが、 ファクトブックを作成する上で注意すべき点についてもご紹介します 。

 

まず気をつけたいのは、ファクトブックに目を通すメディアは、必ずしもその業界に精通した人ではないということ 。

その業界について詳しくない人が読んでも内容を理解できるように専門的な用語や内容はできるだけ一般的な言葉を用いて説明しましょう。 図や表を用いて、視覚的にも見やすい資料に仕上げることをおすすめします 。

 

また、ファクトブックの装丁にこだわる企業もありますが、 立派な冊子にする必要はありません。 あくまで中身が重要です。

また、ファクトブックは正確な 情報を記載することが大切なので、定期的に情報をアップデートしていく必要があります。グラフなどのデータを入れ込んでいるのであれば、最新のもの差し替えるようにしてください。情報を更新する際に、時流に合わせた切り口の部分もあわせて更新すると 、常にメディアに必要とされるファクトブックになるでしょう 。

まとめ

ファクトブックは、メディアに興味をもってもらえるような企業の情報を複数盛り込んで作成するので、必然的に作成に時間と労力を要する資料で す。億劫だ…と思ってしまうこともありますよね。

 

しかし、魅力的な資料は、それだけでメディアの興味を引くことができ、取材や記事化を獲得することができます。

 

ファクトブックも、それを通してどんな企業なのかをメディアに知ってもらうことで、取材してもらうきっかけづくりができるのです 。また、様々な角度から企業の魅力ある情報を盛り込むことで、メディアの企画にはまる可能性も広まります 。

ぜひ自社魅力が詰まったファクトブックを作成し、PR活動に役立てましょう!

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