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最終更新日

20200921

よい露出につながるメディア向け内覧会運営のコツ

#広報

施設や新店舗オープンの際に取材の場を設けるのが“メディア向け内覧会”。しっかり撮影してもらうことで、よりよい露出獲得につなげるPRの手法です。内覧会のメリットやり方、注意点について見ていきましょう。

    

   

メディア向け内覧会のメリットについて

施設や商品の様子をリアルに撮影してもらえる。

メディア向けの内覧会を実施するうえで、リアルな施設の様子を撮影してもらえる点が大きなメリットとなります。また、リポーターが歩きながら施設を紹介する光景をよく報道番組等で目にするかと思いますが、このような画作りを企業側で用意できるため、TVなどの映像メディアを誘致しやすくなる点も大きなメリットとなります。

“注目のブランド”、“日本初上陸”、“エリア初出展”、“新業態”などの切り口がありますが、その場の賑わいをリアルに撮影してもらうことで、集客にもつなげることができる絶好のチャンスになることも内覧会開催のメリットです。

   

人がいない状況で撮れる、お客様に迷惑がかからない

オープン前日や営業時間外にメディア向け内覧会を行う手法も多くあります。一般のお客様のお買い物や行動を制限することなく、メディア側は自由に撮影・取材ができる点、企業側はメディアの取材に集中して受けられる点などメリットは大きいでしょう。

また、2020年現在ではコロナウィルス感染症対策なども必要になり、密を避ける取り組みも重要となります。その点、メディア関係者と一般のお客様を分けることで感染症対策にもなります。加えて、昨今はメディア各社の取材時間をずらすことで、密を回避しつつ、一社ずつ詳細な案内をするといった取り組みができるため、安心して取材を行うことができることもポイントです。

   

メディアと直接的な関係値を築くことができる

内覧会の現場では、直接メディア関係者の方とコミュニケーションをとることができるため、今後のリレーションにつなげやすいことが挙げられます。取材対象の現場があると、先に挙げてきたようなメリットからメディア関係者も来場を検討しやすく、比較的メディア誘致が容易になります。普段では関係値を築きづらい媒体の方も、この機会に名刺交換や連絡先交換をすることで、ひいてはその後のメディア掲載やリリースの提供など継続的なやりとりがしやすくなります。

   

露出を最大化できる

内覧会を設定することで、メディアの取材が一定の期間に集中するため、一時的な露出の最大化を狙うことができます。例えばある日の朝、どこのチャンネルの番組でも「話題の〇〇オープン!」と見かけたことがあるのではないでしょうか。これは、その直前に取材日を設けて、狙った日にまとめて露出の最大化を図った例となります。露出・掲載のタイミングが同じ時期に集中するため、「この施設、あの番組でもやっていたし、WEBニュースでも見たな。気になるな。」と一般ユーザーが感じてくれるインパクトがあり、話題化を図ることが可能です。時節、競合、大型連休等の諸条件を考慮した上で内覧会の日時設定を決定して、集客の最大化を狙いましょう。

   

   

メディア向け内覧会のやり方

撮影希望場所の調整

施設や店舗のどこを撮影してほしいか、メディアはどこを撮影したいのか、主催者側とメディア側の意向の調整が重要となります。例えば新しくオープンする飲食店の場合、お店全体の雰囲気やコンセプトを伝えるのか、オープンキッチンが注目ポイントなのか、はたまた有名ホテルで総料理長を務めていたシェフが新店メニューを監修していることを伝えたいのかなど、事前にアピールしたいポイントの優先順位を整理しておくと良いでしょう。

また、メディアが番組で紹介する際の画作りも考慮し、前もって撮影ポイントを確認し、メディアの要望に沿って柔軟に案内および提案ができるようにしておくこともPRパーソンとして求められます。

このように、メディア向け内覧会ではメディア側が撮りたいものを押さえながら、推しポイントの露出が出来るように調整を行うことが重要です。

   

施設内の回り方の確認

広い施設がオープンした際に重要になるのが、撮影場所の回り方です。例えば時計回りで順にご案内するのか、オープン時間が早い店舗から撮影を始めるのか、複数階ある建物なら上からと下からどちらから回るかなどを決めて、スムーズなご案内を心掛けます。

たとえば、テレビの取材の場合、撮影を希望する区画や店舗を事前にヒアリングし、各社の撮影タイミングがバッティングしないように香盤表などで撮影スケジュールを管理しておくと、当日のトラブルを避けることができるでしょう。また、施設内を回る際には、機材をたくさん持ったテレビクルーが通るための導線確保や、撮影機材の置き場、配線の確保など、その場での臨機応変な対応も求められます。

このように、メディア内覧会当日の動きを想定した事前調整をしっかり行っておくことで、当日は安全かつスムーズに進行することができるでしょう。一方で、いくら準備をしていたとしても、当日は何が起こるかわかりません。柔軟にメディアの意向をくみ取り、対応することがPRパーソンとしての腕の見せ所となるでしょう。

   

物撮り・インタビューなどが必要か確認

施設や店舗の外観・内観の撮影のみならず、店舗を背景にした担当者インタビューを撮影したいというメディアからの声が上がる可能性があります。インタビューの有無については撮影依頼があったタイミングで事前に確認し、インタビューは誰が対応するのか(店舗担当者、広報、施設担当者等)を明確にしておきましょう。一般的な取材同様、事前にメディアに質問を共有してもらうことで、お互いに必要な情報を揃えて撮影することができます。

また、飲食店などの場合、メニューの物撮りやレポーターの食レポ撮影が発生する可能もあります。商品が出来立ての湯気が出た状態で、おいしそうな画(シズル感のある画)を撮ってもらうためにも、物撮りのタイミングに合わせてスムーズにメニューを提供できるよう、メディアおよび店舗側と時間を調整しておきましょう。

   

    

【要チェック】メディア向け内覧会の準備物

円滑にメディア内覧会を行うためには、事前に準備しなければならないものがあります。

   

・出席管理表

まずは当日、内覧会に参加連絡をいただいた方々をまとめた出席管理表は必ず準備しましょう。

参加されるメディアの方々を把握することで、スムーズなご案内が可能となり、アテンド対応を行う担当者の配置なども参加状況を元に設計することが可能になります。当日はバラバラに会場に入ってきたり、途中で一度場を離れてまた取材をして…といったメディアと連絡を取り合う場面が発生したり、取材後に再度問い合わせに対応したりということもあるため、連絡先を把握しておく必要があります。

   

・会場概要

内覧会会場の概要がまとまった資料の準備も必須になります。

アミューズメント施設、商業施設など規模感の大きい会場であれば、当日どういった順番で取材をするのが効率的か、メディアの方々もシミュレーションが必要となりますため、事前共有も重要です。

また、メディアアテンドを行う場合、その施設の中で見どころとなりえるスポットを把握し、「どこが今回の最大の特徴なのか」「この画がおすすめ」など、初めて現場を見るメディアの人がスムーズに撮影できるよう、取材すべきポイントをきちんと伝えましょう。場所によっては撮影NGの場所もあるため、事前に施設担当者などとすり合わせしておくことも重要です。

    

・Q&A

施設の営業時間といった基本的なことから、新オープンにおける最大の特徴、開発経緯の他、メディアの方々から聞かれるであろう想定質問、及び回答方法についても準備しておきます。

想定Q&Aがあれば、たとえ大人数でメディア対応を分担したとしても、報道される内容を統一化でき、メディアへのスムーズな回答が可能となります。   

   

   

メディア向け内覧会の気をつけるべきポイント

現場調整に頼ると混乱するので現場決定は最低限に

取材依頼がたくさん入って嬉しい悲鳴が上がる一方で、決めるべきことが多くなると、どうしても「現場調整で」という話が出てきます。もちろん、メディアが取材を進める中で「こういった画も欲しい」「こういったことはできないか」という相談をうまく調整するのがPRパーソンの仕事でもありますが、一方でできないことはできないときちんと把握しておく必要があります。担当者が現場にいる時間、飲食メニューの提供など、現場では即座に動かせないことも発生してくるため、できるだけ事前に不明点やあいまいな点はなくしておくようにしましょう。

   

責任者/質問回答者はどこにいる?回答方法をしっかり決めておく

事前にQ&Aを用意しても、新たな質問はつきものです。その際、メイン担当となるのは店舗責任者や広報担当者です。特に大きな施設の場合、責任者はあらゆるところから呼ばれて、動き回っている可能性が高いのですが、できればどこにいるか基本的な場所を決めておく、質問にはすぐ対応できるよう携帯やトランシーバーで回答できる仕組みを作っておくなど事前に取り決めをしておきましょう。

   

外観撮影は外部との調整ありのことも多いので可否を確認しておく

店舗オープンに際しては、「ここが明日オープンする〇〇です!」といったレポーターの紹介とともに、外部を撮影した様子から報道されるパターンをよく見ると思います。もちろん外観から紹介いただくことは全景が見えるのでとてもよいのですが、施設を一歩出ると公道となり警察等管理者の許可が必要になることもあります。当日、取材中に部外者からNGといわれることのないよう、念のための確認もしておくとよいでしょう。

   

   

しっかりと取材現場の準備をしておくことで、メディアにとって画が撮りやすく、よい露出につながります。内覧会の運営は、PRパーソンとして、取材する側の意思を汲みながら、臨機応変に事前・現場対応をするという、重要な役どころでもあります。事前にできうることを検討し、内覧会当日の運営をスムーズなものにしましょう。

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