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最終更新日

20210710

こんなPRイベントはNG!抑えるべきポイントを知ってトラブルを回避しよう

#広報

露出や集客を狙ってPRイベントを実施する中で、どうしてもトラブルはつきもの。今回はリアルでのイベント実施事例に焦点をあて、よくあるNG事例や事前にできる対処法を知り、失敗のないPRイベントの運営につなげていきましょう。

PRイベントよくあるNG/注意点

メディアが取材をする中で困ってしまうこと、クレームにつながりやすいポイントをおさえておきましょう。

・案内状

①配信タイミングは適切か

通常、イベントの1~2週間前には案内状を配信し、メディアのスケジュールを確保しておきたいところ。情報解禁の縛りなどがない限り、ある程度余裕をもったご案内を心がけましょう。

あまりにも直前だと、スケジュールや機材の確保(例えばテレビクルーだと、社内で限りあるカメラの取り合いが発生することもあります)等といった観点で参加が難しくなってしまいます。イベント価値とは関係のないところで取材できないというのは避けたい事態です。

②わかりやすくまとまっているか
メディアが最初に受け取る案内状には、「報道する価値」と「5W1H」が明確になっていることが重要です。

すべてが単調に表記されていて何が発表されるのかわからないような案内状だと、取材を検討する意欲も下がってしまいます。こんな新発表がある、このタイミングで公開するものがある、など取材に来てもらえる“惹きポイント”をわかりやすく入れましょう。

また、いつ・どこで・誰が・何を・どうするといった基本的な事柄も、情報を集めるメディアにとっては、取材検討する上でわかりやすいに越したことがありません。一目でわかるように文章化しましょう。

・受付

①メディアを待たせることなく受付ができているか

注目度の高い発表会では、100名以上のメディアが集まることもあります。その受付の手際が悪く、並ぶ時間が長くなってしまうと、せっかく取材に足を運んでくれた側のテンションも上がらない…というのが本音のところです。

一名ずつ名刺を受け取り、事前に連絡いただいた名簿との照合、資料の受け渡し、その他注意事項の説明…と、受付での対応はたくさんありますが、混雑しないために事前に対応を決めておく必要があります。

例えば、名刺を受け取る人と資料を渡す人は別に立てておく、注意事項の説明は待機場所で複数メディアに対してまとめて行うなど、手間と時間をうまく減らして混雑することのないように心がけましょう。

②早く来たメディアにどのような対応をするか

受付開始時間を明記していても、撮影の上でよい場所を確保するために想定時間より前にメディアが受付に到着することは多々あります。そういったときにむやみに「時間までお待ちください」といったところで、早く来たメディアにとっては不満のタネとなりえます。

例えばテレビクルーは重い機材を持ってきますが、機材を置いて歩き回るのは大変です。待機場所が確保できるのか、難しければ機材をいったんお預かりするのか、先に受付の番号を渡し事前受付を済ませておくのか、といったシミュレーションをしておきましょう。

真夏や真冬など天候が厳しい場合、雨が降った場合の屋外等、運営側で準備物が必要な場合もあるので要確認です。

・会場

①イメージにあった会場選びができているか

例えばBtoB企業の新サービス発表と、化粧品の新ブランド発表では、会場の雰囲気が全く異なるはずです。あまりにもかけ離れた会場選びをして、取材する側が違和感を覚えることがないよう注意しましょう。堅めでしっかりとした雰囲気を出すのか、華やかな雰囲気で見せたいのか、チームでの事前の摺り合わせが大切です。

②発表内容に適した広さがあるか

招致したいメディアの人数、発表のセット、展示コーナーなど発表会の場に必要な施工と人数を踏まえて、会場の広さを検討する必要があります。せっかくタレントが登壇してもスペースが狭くて上手に撮影できない、逆に距離がありすぎて対象がうまく撮れない、展示物コーナーが狭すぎて商品を手に取ってメディアで混みあってしまう等、せっかく取材に来るメディアが困ってしまうような事態は避けましょう。

③撮影スペースの確保・導線は用意できているか

テレビカメラ撮影もスチール撮影(一般的なカメラ)に関しても、撮影場所の条件をしっかりチェックしておく必要があります。

例えば、撮影対象がいるステージからスチールカメラの撮影エリアまでの距離を4~5メートルは確保できるのか、テレビ撮影用のムービー台を記者席後方に設置できるスペースを取れるのか、など。

こうした撮影環境の状況把握は、クリアにしておかないと、現場にカメラを置いていざ撮影をしようとしたメディアから「これでは撮影できない!」とクレームが入ってしまいます。スペースの確保と導線については、きちんと確認しておきましょう。

・演出

①イメージにあった画作りができているか

堅い発表(例えば決算関係)、華やかな発表(例えばタレントを招いての新CMお披露目)などシーンに応じて、撮影する画を検討する必要があります。

背景に企業ロゴや商品名を入れたバックパネルを立てるのか、モノやサービスならその世界観を表現するようなセットを用意するのか、検討しましょう。取材したメディアが会場に入った途端にその世界を理解できるようなものだと、イメージした露出につながりやすくなります。

②撮影シーンを用意しているか

進行の中で、話しているところを撮影させるか、フォトセッションの時間を設けるかという点も検討する必要があります。

むやみに「このシーン以外は撮影NG」としてしまうと、撮影どころが少なくなり、メディアから不満が上がります。メディアからすると、例えば会話中のような自然な状態の画と、出演者が一同に会して並んでいるような画が撮れると、記事にする際にまとめやすくなります。

ワイドショーでも、出演者がパネルや新商品を持ってカメラ目線でにっこりとほほ笑む映像と、トークセッションでイスに座って語っている映像がつなげられているようなニュースがよく見かけるのではないでしょうか。「ここが撮影ポイントです」とメディアに説明できるシーンを意識してプログラムを考えてみましょう。

③メディアが興味を持って取材できる構成が考えられているか

イベントの詳細を決めていくなかで意識から漏れてしまいがちなのが、この「取材する側の視点」です。数多くの現場を取材しているメディアだからこそ、「ちょっとつまらなかったね」という感想も出てきがちです。

発表内容が重要なのはもちろんですが、新しいモノやサービスをどう魅力的にプレゼンするのか、取材する側が試したり実感できたりするプログラムはあるか、取材しながら露出のイメージを想定できるような会場・設備が用意されているか…など、楽しい・面白い・わかりやすい情報が用意できていると、より魅力的な露出につながるでしょう。取材するメディアも人間ですから、楽しめたイベントでは、その雰囲気が記事にも反映されますよ。

・進行

①時間通り進められているか

PRイベントの際には、受付で「式次第」と呼ばれる、当日の進行についてまとめた資料を渡すことがあります。当日の撮影注意事項やプログラムを一ページ程度に収める場合が多いです。

式次第に書いてある進行時間を目途に、メディアは取材終了の時間を考えて動くので、トークが予定より延びた、進行上のトラブルで動きが止まった…といった事態は、クレームや途中退室につながります。一日の中で複数取材を「はしご」したりオンエアのために編集作業に入ったりと忙しいメディアの迷惑にならないよう、予定時間はきちんと守るというスケジュールの管理を徹底しましょう。

もちろん、急なトラブルはイベントにはつきものです。トラブルが起きてしまった際は、速やかに対応し、メディアにも関わる場合は丁寧に状況を伝えましょう。

・その他

①イベントの日時設定に納得感はあるか

多くのメディアに取材してもらうためには、日時や場所の設定も重要なポイントです。メディアが「なぜこのタイミングで取材をするべきなのか」を納得してもらえることが、多くのメディアに取材してもらえるポイントとなります。

例えば、告知したい内容の開始直前(前日~1週間程度前)、もしくは内容に合わせた記念日等であれば、メディアで取り上げやすいので、検討してもらいやすいでしょう。「この時期にイベントをされても、記事にする理由がない...」と思われてしまうと、イベント欠席に繋がってしまいます。

また、曜日選びも重要です。翌日の放送枠が少ない、休日は会社として稼働しないという理由で、金曜~日曜のメディア向けイベントは取材が減ります。

同様に、時間に関しても、朝早すぎたり、夜遅すぎたりすると、メディアも取材決定までに二の足を踏むことになります。午前中~午後早めの14時ごろまでに行うことで、取材への積極的な動員、およびイベント当日の夕方~翌朝のテレビ番組、翌朝の新聞での紹介の可能性につながります。

また、イベントは一時間程度までに収め、メディアの拘束時間を抑えましょう。「内容がないのにやたら長かった」と言われてしまっては元も子もありません。

②取材する順番を納得いく形で決めているか

特に注目すべき発表やタレントが登壇する場合、撮影場所の確保を公平にするため、抽選や先着順など事前に決めた上で順番を割り振る場合があります。

例えば当日現場で「今日は先着順です」と伝えると、メディアからは「だったら早く来たのに!」というクレームにつながります。撮影する立場からすると、より近い場所、よりよい角度で対象を撮影したいと思うものです。メディアの殺到が想定される場合は、事前に方法を決めた上で、案内状の段階で告知できるようにしましょう。

③式次第はわかりやすくまとめられているか

「進行」の項目で説明したように、PRイベントのプログラムと取材注意点をまとめた「式次第」は、イベント主催側とメディア側双方にとって、スムーズな取材を進めるアイテムです。

記事化に必要な発表登壇者の肩書を正式に明記すること、メディアがいちいち現場で質問せずとも済むよう撮影の注意を網羅して表記しておくこと等、トラブルやクレームに繋がるポイントは明確にしておきましょう。

④個別取材の場をうまく仕切れるか

重要なポストの担当者、タレントといったイベント登壇人物の時間を確保し、個別取材を調整することがあります。そのメディアだけの独自情報となるので、うまく調整すれば双方にとってよい露出につながるのですが、事前にしっかり時間が確保できていないと、「質問と撮影をするには時間が短すぎる」とメディアからのクレームになりえます。

例えば複数取材が入ってもタイムキープを徹底して次のメディアとの約束時間に遅れないようにする、タレントのメイク直しなどの時間を考慮する、事前に想定質問と回答をある程度決めておく等、PR担当者としてできる手は打っておきましょう。

PRイベントに失敗すると起きること

・露出がなくなる、想定していた露出とはズレが生じる

せっかくPRイベントを実施しても、これまでに述べてきたようなクレームを受けたり、トラブルが発生したりすると、用意していた画が撮れなかったり、伝えたかったメッセージとは違うものが出てしまったり、最悪の場合には取材してもらったとしても露出自体がなくなってしまう可能性もあります。そうならないために、PRイベント運営側としてできる最大限の準備と、スムーズな取材をするための現場運営を心がけましょう。

PRイベントで気を付けるべきこと

・取材するメディアの意識によりそう運営

現場まで取材しに来てくれるメディアの立場に立って、取材しやすい画づくり、わかりやすいメッセージの発信といったPRイベントの基本を忘れることのないようにしましょう。自分が取材するとしたらどこでつまずきそうか、こういった現場だったら困ってしまうといった点が思いつくようなら、先になくしておきましょう。

さいごに

PRイベントは、クライアントの大事にしている商品やサービスを発表する場であり、メディア、その先の消費者とのコミュニケーションプランにおいて非常に大事な場といえます。イベント開催の目的共有を事前にしっかり行った上で、メディアに取り上げられるために、PRイベントを取材してもらう付加価値をつくりだしていく非常に手間のかかる工程でもあります。イベント開催を実現するからには、トラブルやNGを極力なくし、取材する側・クライアントにとってより満足度の高いPRイベントを目指していきましょう。

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