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最終更新日

20210805

こんなメディアアプローチはNG !気をつけるべきポイントとは?

#広報

商品やサービスの情報をメディアに伝え露出に繋げるメディアアプローチ。メディアとの関係値が重要であり、失礼になるアプローチは絶対に避けなければなりません。今回は、企業の広報担当やPR会社に務める方が気をつけるべきポイントをご紹介します。

アプローチする前にチェックするべきポイント

アプローチの仕方には、電話や面会など様々な方法がありますが、いきあたりばったりでは有意義なアプローチを行うことは出来ません。メディアに連絡をする前にはしっかりと準備を行う必要があります。ここでは、アプローチの前に確認するべきポイントをご紹介します。

・商材に親和性のあるメディアであるか

アプローチを行う前には、まず媒体研究を行うことは必須です。

メディアに対して、見当違いの内容のリリースを何度も送りつけてきたり、面会の時間を設けたにも関わらず、検討の余地がない、メディアと関係のない内容の商材を紹介されることは、非常に失礼に当たります。

商材の露出が取りづらくなるのみならず、今後の関係性にも大きく影響し以後アプローチを避けられることに繋がりかねません。媒体をきちんと確認し、親和性のあるメディアに商材をご紹介することは、関係性を築くアプローチとして怠ってはいけないポイントです。

・目的のコーナー・担当者を割り出しているか

一つのメディア内には様々なコーナーがあり、多くの場合、それぞれのコーナーにつき担当者が存在します。そのため、単に親和性のある媒体を選ぶだけで満足せず、どのコーナーにアプローチしたいのか選定することが必要です。

過去の露出を調べ、コーナーの担当者名まで割り出すことができると商材に興味を抱かれる確率が高くなります。目的のコーナーを決めず漠然とアプローチを行うと、担当とは全く異なる方に商材を紹介することになり、メディアの方の時間を奪うことに繋がるため、NGです。

・商材がすでに露出されていないか

すでにその商材について取り上げているにも関わらず、メディアに重複してアプローチを行ってしまうことは、一切そのメディアを確認していないということと同意になり大変失礼にあたります。

特にWEBメディア等検索するとすぐに確認が出来るメディアの場合、確認漏れは禁物です。自身が紹介する商材については、過去の掲載等を確認して事前調べることで、重複した内容をアプローチすることは避けるようにしましょう。

電話アプローチの際にチェックするべきポイント

しっかりと準備を行ったら、電話でアプローチを行いましょう。ここでは、電話のアプローチで気をつけるべきポイントをご紹介します。

・アプローチNGの時間帯ではないか

メディアによって忙しく立て込む時間は異なるため、迷惑になるNGな時間帯を避けてアプローチを行うことが重要となります。

テレビについてはオンエア時間やその直前直後は非常に立て込んでいるため、絶対に避けてアプローチを行います。また、雑誌では、忙しい校了時期は避けるべきです。また新聞については、午後は取材が立て込み、夕方以降は原稿作成に追われるため、午前中にアプローチを行うことがベストなタイミングです。

メディアごとに忙しいタイミングや時間は異なりますので、事前にメディアについて調べる際にそういった視点でも確認しておきましょう。初めてアプローチしたメディアに忙しいと断られてしまったときは、なぜ忙しいのかを軽くヒアリングしてメモに残しておくと良いです。

・リリースの到着確認は基本NG

リリース配信後に、メディアにむやみやたらに到着確認の電話を行うことは、クレームの原因となるため基本的にはNGです。

メディアには毎日膨大な量のリリースが届くため、そのたびに到着確認の連絡をされてしまった場合、貴重な時間を大幅に奪ってしまうことになりかねません。

どうしてもアプローチしたい場合は、リリースの到着確認を行うとともに、詳細を簡単に説明したり、面会のアポイントメントを取るなど、電話で話す意義が伝わるよう工夫することが重要です。

・要点は明確に伝える

せっかく目的のコーナーや担当者がいるにも関わらず、電話口の方に長々と商材や案件の内容を話してしまうと、電話だけのやり取りで終わってしまうこともあります。皆さんも営業の電話を受けた際に同じよう経験があるのではないでしょうか。

いざ電話でアプローチする際は、要点を明確に伝えましょう。「〇〇担当の方に繋いでいただきたい」「面会をしたい」など、自らの目的は手短に要件を話すことで、メディアの方も自分自身も貴重な時間の中で有意義なアプローチにすることができます。

案件や商材については、メディアの引きがあるポイントのみを話すことで、より知りたいと相手に思わせることが重要です。

・メディア側のメリットを明確に伝える

面会アポ、イベント招致などメディア側の時間をいただきたい場合、注意するべきポイントはメディアにとってのメリットが明確か否かという点です。

単に「〇〇を紹介するので面会して欲しい」「イベントがあるので来て欲しい」だけ伝えるアプローチはNGです。なぜなら、メディアは日々多くの情報を取捨選択して媒体運営を行っているため、メリットが無いと感じたものには時間を割くことが難しく断られてしまう可能性が大きいからです。

面会アポの場合には、時期や時節に絡めてその情報の価値をアピールしたり、商品を直接持ち込み触ってもらえることなどを訴求することにより、今自分と会うメリットを明確に伝えます。イベント招致の際には、例えば、タレントを起用したイベントの場合は“結婚後初”など、タレント自体のニュース性をアピールしたり、どのような画を提供することが出来るのかなど、イベントに来るメリットを明確に伝えることが大切です。

面会の際にチェックするべきポイント

電話にてアポイントを獲得し、いざ面会にてご紹介。商品の魅力を伝えることは重要ですが、商品の説明に夢中になるがあまり、実は陥りがちなNGポイントがあるのです。ここでは面会時に気をつけるべきポイントをご紹介します。

・一方的にならず、“会話”を心がける

面会の際にやってしまいがちなNGが、商材や案件の“プレゼン”をしてしまうこと。商材の魅力的なポイントを説明することは大切ですが、一方的に話す“プレゼン”になってしまってはメディアからの貴重な情報を聞くことが出来なくなってしまいます。

一通り案件の紹介をした後は、企画にするならどういったものになるかなど、互いにディスカッションする形で会話を進め、相互的なコミュニケーションを意識することが重要です。

また、面会時に先方が話す内容は、編集部の体制やコーナーの特徴など、今後アプローチする上での重要なヒントとなり得るため逃さず伺う必要があります。今回掲載に至らなかった場合にも、その理由や、どのような情報があれば検討可能かを伺うことで今後のPR施策へと結びつけることが可能となります。

・相手の反応を見過ごさない

商材をご紹介する際には、メディアの方の反応を見過ごさないことが重要です。相手の反応を見ずに興味がなさそうな情報について長々とご説明することのないように気をつけましょう。

話している相手が興味のなさそうな表情をしていたり、反応が芳しくない場合は、ただ商材を説明するだけでなく、何に興味があるのか、今後どんなトピックをどんな視点で取り上げていくのかなど、質問をするのも手です。質問すると、思わぬ視点での切り口が見えてくることもあります。

メディアアプローチに限ったことではないですが、人とのコミュニケーションにおいて表情や反応から感情を読むことは重要です。なかなかコミュニケーションがうまくとれないと悩んでいる人がいるなら、そうしたポイントも気をつけてみるとよいでしょう。

・確実な回答を持っていない時は、その場で答えない

メディアから質問を受けた際、明確に分からない事柄にその場で答えを出そうとするのはNGです。

その商材や案件の代表者としてご説明をしている中で、誤った情報をお伝えすることはあってはならないことです。企業の顔として、自身の一存で正確ではない情報をメディアの方に伝えて万が一掲載されてしまった場合、誤った情報が世の中に発信されることとなります。

一度発信されると取り消すことができない場合も往々にしてありますので、純粋にメディアに迷惑をかけるだけでなく、企業への信用を失ってしまうこととなりかねません。分からないことについては宿題として持ち帰り、確認次第早急にメール等でご回答するなど、確実な対応をすることが大切です。

・掲載をしていただいたら必ず御礼を!

メディアアプローチの結果、掲載していただいた場合は必ず御礼の連絡をしましょう。商材を載せていただいておしまいはなく、最後まで丁寧な対応を心がけることによって、信頼関係を構築できますし、次のメディア掲載につながるかもしれません。

その後もその編集部やライターの方に興味がありそうな情報を定期的にご紹介することで、連絡を絶やすことなく良好な関係を構築することができれば、今後の露出に繋がる可能性を高めることが可能となります。

御礼の連絡は社会人のマナーではありますが、その先も続く関係の構築につなげるように心がけましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、メディアアプローチの際に気をつけるべきポイントをご紹介しました。電話を掛ける前の準備から掲載後の御礼まで、各ポイントを抑えて、ぜひメディアと良い関係を構築してください。

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